Datenschutzerklärung zum Online-Bewerbungsverfahren

Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten

Wir, die Friedhelm Loh Group (nachfolgend die „FLG“), freuen uns, dass Sie sich für eine Online-Bewerbung in unserer Unternehmensgruppe interessieren. Dabei legen wir besonderen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und möchten, dass Sie sich bei der Nutzung des Online-Bewerbungssystems sicher und gut informiert fühlen. Nachfolgend erläutern wir, welche Ihrer Daten wir während des Online-Bewerbungsverfahrens erfassen und wie diese genutzt werden. Welche Unternehmen zur FLG gehören erfahren Sie unter Friedhelm Loh Group.

1. Personenbezogene Daten

Damit Sie sich auf die bei uns ausgeschriebenen Stellen bewerben können, ist die Übermittlung verschiedener personenbezogener Daten erforderlich. „Personenbezogene Daten“ sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Das sind zum einen Informationen unmittelbar zu Ihnen, z. B. Ihr Vor- und Familienname, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum. Dazu gehören auch Informationen, die zwar nicht direkt Ihre wirkliche Identität offenlegen, die aber mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können – wie z. B. die von Ihnen genutzte IP-Adresse (Internetkennung) oder Ihre E-Mail-Adresse. Daher gilt grundsätzlich: Personenbezogene Daten werden von uns nur in drei Fällen erhoben, genutzt oder weitergegeben:

    a) wenn dies gesetzlich erlaubt ist,
    b) wenn dies für die Nutzung eines unserer Angebote notwendig ist oder
    c) wenn Sie in die Datenverwendung eingewilligt haben.

2. Bewerberportal / Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Wenn Sie das Online-Bewerbungsverfahren erstmalig starten, werden Sie in unserem Bewerberportal aufgefordert, sich mit einem Bewerber-Login zu registrieren. Dort können Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort vergeben. Darüber hinaus ist die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich. Diese Angaben werden zur weiteren Kommunikation benötigt und sind technische Voraussetzung für die Erstellung Ihres persönlichen Bewerberprofils. Des Weiteren dient Ihre E-Mail-Adresse der Bestätigung und Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten und deren Dokumentation.

Über die Login-Funktion des Bewerberportals erhalten Sie jederzeit Zugriff auf Ihr persönliches Bewerberprofil. Nach Anmeldung können Sie die von Ihnen eingegebenen Daten jederzeit einsehen, bearbeiten oder ergänzen. Sie können Ihre Zugangsdaten auch nutzen, um eine Bewerbung fortzusetzen oder um eine weitere Bewerbung zu starten.

Im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erheben wir von Ihnen Ihren Familiennamen, Ihren Vornamen und Ihre E-Mail-Adresse (Pflichtangaben). Diese Pflichtangaben werden von uns mindestens benötigt, um das Bewerbungsverfahren für Sie starten zu können (Technische Zuordnung zur Stellenausschreibung).

Über die Pflichtangaben hinaus bestimmen Sie selbst, welche personenbezogenen Daten Sie uns übermitteln möchten (freiwillige Angaben). Das Online-Bewerbungsverfahren bietet Ihnen die Möglichkeit in Formularfeldern weitere persönliche Angaben zu hinterlegen (z. B. Adressdaten) und eigene Dokumente zur persönlichen Qualifikation wie z. B. einen Lebenslauf hochzuladen (max. 5 MB, gültige Formate: doc, docx, pdf, tif, jpg). Allgemeine Hinweise zur Bewerbung finden Sie unter Tipps zur Bewerbung.

Als registrierter Nutzer des Bewerberportals der FLG sind Sie für die Inhalte, die Sie im Bewerberportal eintragen und hochladen, selbst verantwortlich. Bei minderjährigen Bewerbern setzen wir das Einverständnis der Eltern voraus. Des Weiteren verpflichten Sie sich, Ihren persönlichen Zugang gegen eine unbefugte Verwendung durch Dritte zu schützen und ihr Passwort geheim zu halten.

3. Nutzung und Weitergabe der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten verwenden wir grundsätzlich nur zur Bearbeitung Ihrer Online-Bewerbung. Es haben grundsätzlich nur autorisierte Mitarbeiter innerhalb der FLG, die in den Bewerbungs- und Auswahlprozess eingebunden sind, Zugriff auf Ihre Daten. Eine Weitergabe an Dritte außerhalb der FLG erfolgt nicht. Autorisierte Mitarbeiter sind der zuständige Personalsachbearbeiter, die verantwortliche Führungskraft der stellenausschreibenden Abteilung, sowie die aus dem Fachbereich eingebundenen Entscheidungsträger. Unter Umständen werden Ihre personenbezogenen Daten auch an unseren Betriebsrat, den Datenschutzbeauftragten oder an die Vertreter der zuvor genannten Personen weitergegeben. Schließlich geben wir möglicherweise auch unseren internen Prüfern und Revisoren Zugriff auf personenbezogenen Daten z. B. um die Wirksamkeit unserer Schutzvorkehrungen oder die Wirksamkeit unseres Recruiting-Prozesses zu prüfen. Ihre Zustimmung vorausgesetzt behalten wir uns vor, z. B. mittels einer Befragung per E-Mail mit Ihnen in Kontakt zu treten. Alle vorgenannten Personen sind dabei zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Grundsätzlich werden Ihre Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit gespeichert und vertraulich verwendet.

Wir nutzen Ihre Daten, um zu prüfen, ob Ihre Qualifikationen, Kompetenzen und beruflichen Vorstellungen zur ausgeschriebenen Stelle passen. Außerdem nutzen wir Ihre Kontaktdaten, z. B. um Sie zu bitten, weitere auswahlrelevante Informationen zu übermitteln, Referenzen zu nennen, Sie zu einem Gespräch oder Telefoninterview einzuladen oder Ihnen unsere Auswahlentscheidung mitzuteilen. Ggf. treten wir auch mit Ihnen in Kontakt, um Sie auf andere offene Stellen innerhalb der FLG aufmerksam zu machen, wenn Sie Ihr Bewerberprofil im Bewerbungsassistenten dafür explizit freigeschaltet haben. Ihre personenbezogenen Daten werden insoweit nur mit Ihrem Einverständnis an die an dieser Stellenausschreibung beteiligten Personen weitergegeben.

4. Sicherheit

Wir haben die notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust oder Missbrauch zu schützen. Ihre Daten werden in einer sicheren Betriebsumgebung gespeichert, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich ist. Wir empfehlen Ihnen, uns vertrauliche Informationen, z. B. Bewerbungsunterlagen, ausschließlich über das Bewerberportal zukommen zu lassen. Die Verbindung zu dem Server des Bewerberportals verfügt über eine besondere Verschlüsselung, die die Vertraulichkeit Ihrer Kommunikation mit uns sicherstellt. Sollten Sie mit uns per E-Mail in Kontakt treten wollen, weisen wir darauf hin, dass die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen nicht gewährleistet ist. Der Inhalt von E-Mails kann von Dritten eingesehen werden.

5. Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung, Widerspruchsrecht

Auf Anfrage informieren wir Sie gerne darüber, welche Daten wir über Ihre Person (z. B. Name, Adresse) gespeichert haben. Wir dürfen Ihnen nur Auskunft über Ihre eigenen Daten geben. Bitte haben Sie daher Verständnis dafür, dass wir im Interesse der anderen Nutzer von Ihnen einen geeigneten Nachweis über Ihre Identität verlangen können. Sie können jederzeit der weiteren Erhebung und Verwendung Ihrer Daten für die Zukunft widersprechen, uns erteilte Einwilligungen widerrufen, und die Löschung Ihrer Daten veranlassen oder uns Korrekturen mitteilen. Über das Bewerberportal können Sie diese Maßnahmen selbst vornehmen.

Sie können uns Ihre Anfrage, Ihr Löschungsbegehren, Ihren Korrekturwunsch oder Widerspruch bzw. Widerruf auch formfrei mitteilen. Bitte nutzen Sie hierzu die jeweiligen Kontaktinformationen auf den Karriereseiten unserer Unternehmen oder auf unserer Gruppen-Homepage friedhelm-loh-group.de.

6. Einverständnis Datenschutzerklärung

Wenn Sie diese Datenschutzerklärung im Bewerberportal akzeptieren, können Sie sich am System registrieren und anschließend Ihre Bewerbung erstellen. Gleichzeitig erklären Sie sich einverstanden, dass die Unternehmen der FLG Ihre Bewerberdaten ausschließlich für die vorstehend genannten Zwecke elektronisch speichern, nutzen, verarbeiten und weitergeben dürfen.

7. Datenlöschung und technische Rahmenbedingungen

Alle von Ihnen übermittelten Daten werden von uns mindestens für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Sollten Sie als Ergebnis des Online-Bewerbungsverfahrens in ein Arbeitsverhältnis eintreten, werden die übermittelten Daten in den ordentlichen Personalverwaltungsprozess übernommen und in Ihre Personalakte übertragen. Dort unterliegen sie dem allgemeinen Datenschutz der FLG. Möchten Sie sich nach Abschluss des Online-Bewerbungsverfahrens auf eine weitere Stellenausschreibung der FLG bewerben und haben Sie der Verwendung ihrer Daten für diesen Zweck zugestimmt, werden Ihre Daten auch für die Dauer dieses Bewerbungsverfahrens gespeichert. Darüber hinaus werden Ihre Daten über den Abschluss des Verfahrens hinaus gespeichert, wenn Sie der Berücksichtigung für weitere Stellenangebote der FLG zugestimmt haben. In diesem Fall werden Ihre Daten nach Ablauf der im Rahmen der Einwilligung genannten Frist gelöscht.

In allen anderen Fällen werden Ihre Daten nach Abschluss des Verfahrens bzw. nach Wegfall des Zweckes, zu dem wir Ihre Daten erhalten haben, automatisch und umfassend gemäß den jeweils geltenden Aufbewahrungs- und Anspruchsfristen aus unserem System gelöscht.

Unser Online Bewerbungsportal verwendet temporäre Cookies, die zur uneingeschränkten Funktionsfähigkeit der Karriereseite technisch benötigt werden, z. B.:

• zur Speicherung des Bezugs zur Ausschreibung, damit der Bewerbungsassistent für die richtige Ausschreibung geöffnet werden kann
• zur Speicherung der Sprache, damit während einer Anmeldung die richtige Sprache verwendet wird
• zur Identifizierung eines Benutzers während einer Anmeldung

Durch die Nutzung unseres Karriereportals stimmen Sie der Verwendung dieser Cookies zu. Sie haben jederzeit die Möglichkeit Cookies über Ihre Browser-Einstellungen zu blockieren. Bitte beachten Sie, dass dies ggf. zu Einschränkungen der Karriereportal-Funktionen führen kann. Weitere Informationen finden Sie unter: friedhelm-loh-group.com/de/datenschutz.asp

8. Kontakt

Wenn Sie Fragen zum Thema Datenschutz haben, kontaktieren Sie uns bitte. Dazu verwenden Sie am besten die untenstehende Kontaktadresse oder die Kontaktdaten in unserem Impressum. Sie können jederzeit erfragen, ob und welche Ihrer Daten bei uns gespeichert sind. Darüber hinaus können Sie uns Auskunfts-, Sperrungs-, Löschungs- und Berichtigungswünsche hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten, Widerrufe erteilter Einwilligungen sowie Anregungen oder Beschwerden per E-Mail oder Brief zusenden. Sie können sich auch jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden (datenschutz@loh-services.de) .

Stand: Mai 2018